董事会会议分钟是一个重要但经常被低估的组织记录保留形式。几分钟提供了纪念时间的关键信息，如董事会行动，官员或董事选举以及委员会和员工的某些报告。此外，会议分钟可以在IRS审查中具有重要的法律意义，并且作为法院的证据，例如，如果有人挑战某些行动或职位的有效性。
不幸的是，各种错误通常与服用和保持分钟有关，包括：
- 出席人数达不到法定人数;
- 未能记录或提供关于所采取的董事会行动的明确描述;
- 将会议上所说的一切都记录下来，包括那些可能对组织有害的信息，如果这些信息被能接触到会议记录的人(如员工或成员)或审查董事会行动的法庭读到的话;
- 在很长一段时间过后，起草并分发会议纪要给董事;
- 等待批准过去会议的记录，直到相当长的一段时间过去，降低错误被发现和纠正的可能性;和
- 未能维护合理的文件管理系统，导致以往会议纪要丢失。
几分钟看起来像什么？
任何阅读组织会议纪要的人至少都应该能够轻松地理解采取了什么行动以及它们是如何被批准的。
内容
关于在几分钟内包含的细节水平没有艰难和快速的规则。组织不需要，也不应该在会议上记录每个细节或声明。但是，应该有足够的信息来使分钟有用，他们应该被用于参考或提供作为证据，以便正确采取行动或董事履行其信托职责的证据。录音或批准的董事会和秘书应使用他们在分钟内提供的特异性程度的最佳判断。董事会分钟应包括基本信息，如：
- 会议日期和时间;
- 会议是特别还是经常会议;
- 是否已发出通知或所有董事已签署放弃通知;
- 出席和未出席的董事姓名;
- 出席的其他客人的名称（及其标题或协会，如果相关）;
- 是否建立了仲裁;
- 出席人员的任何离境和重新登记;和
- 任何董事会行动（例如，批准，权力代表团，指令）。
意见建议：
- 包括考虑到重要决定的替代方案，以表现勤奋和合理的护理;
- 附上并简要总结提交给董事会的任何报告的要点(只要这些报告不被误解为对组织或董事会有害);
- 了解公司章程要求哪些投票(如多数或绝对多数)才能采取某些行动，并清楚表明是否达成了这样的投票;
- 拒绝讨论和投票弃权的记录;
- 包括反对动议的票数(见第二部分);和
- 包括行动项目，人们承诺要做什么。
董事会还应考虑如何处理机密或敏感信息。例如，组织可以选择举行执行会议以讨论执行总干事评论或待定诉讼等事项。根据蓝色鳄梨”,会议记录应表明董事会召开高管会议,和报告的主题讨论,虽然细节(如诉讼和解的数量)可能是保密的,仅出现在一组confidential-to-the-board分钟或其他笔记。”应为此类机密信息建立一个单独的记录保存系统，最好不要将其标识为“会议记录”，以防止成员和其他人主张查看此类信息的权利。
格式
格式真的是关于如何最好组织内容的问题。再次，没有正确的答案。然而，有一些指导原则。理想情况下，非营利组织应与分钟的格式保持一致。这并不意味着多年来不应改善格式，以更可读，清晰，对组织和其他人有用;然而，这意味着格式不应简单地以突发血内更改，或者由于缺乏关于对会议纪要的适当方式的制度化知识而变化。格式无法解释的变化可以在内部难以理解的几分钟，也可以唤起局外人的怀疑。例如，如果组织的1月分钟提供了较小问题的详细讨论的详细账户，如果组织的2月几分钟几乎没有考虑到关于主要问题的任何讨论，则可以提高标志，例如通过大量增加执行的执行赔偿金额。此外，所使用的格式应该是用户和读者友好的格式。
意见建议：
- 采用并使用会议“分钟模板;”
- 使用一种清晰指示何时采取的板操作（例如，“解决，”行动“）;
- 把重要的信息分开，比如“行动项目”(主管承诺要做的行动)。
时机
经修订的表格990在第VI部A节第8题中询问，是否有董事会和董事会委员会会议记录或书面行动的同时代文件。表格990指示接着说，“同期”是指“在(1)管理机构或委员会的下一次会议(如批准前一次会议的记录)或(2)会议日期或书面行动后60天”。不进行即时文件的组织必须解释其关于董事会或董事会委员会会议文件或书面行动的做法或政策(如果有的话)。虽然没有对未记录即时会议纪要的处罚规定，但表格990上的问题表明，会议纪要文件是国税局关注的一个领域。在国税局或法院看来，未能采用更好的会议纪要文件的做法可能是不利于组织的一个因素。此外，对不良行为的浅薄解释可能会引起资助者、捐助者和能接触到组织990表格的公众的关注。
保留
虽然记录保留的持续时间可以根据记录的类型而广泛变化，但IRS在其合规指南中指出，其中501（c）（3）的董事会分钟公共慈善机构那私人基金会biwin必威365,其他免税组织应由本组织永久保存。其他文件认为，国税局将永久性保留，包括组织的确定函，成立条款和章程，再次突出会议纪要的重要性。组织应了解许多非营利组织的意见支持的IRS如此强大的指示。
“董事会会议分钟 - 第二部分”可以查看在这里。
如果行政会议纪要公布在网站上供公众查阅，那么将个人姓名包括在会议纪要中是否违法?
我不知道有什么法律会阻止非营利组织董事会成员的名字出现在即将公布的会议记录中。这并不意味着包括董事会成员的名字和他们对某些问题的投票方式是一个好主意。在这些问题上很难提供一般性的建议，因为它们应该根据具体情况进行审查。
在若干非营利性，非政府机构/附属委员会的董事会上，主任会议委员会正在被委员会成员录制的音频。同一名成员刚刚试图谴责我们的总统在广播采访期间发表的言论，提供书面的主观展示由他转录。董事会签署了谴责，而不完全听播客。如果另一个电路板成员对象，是否会议的音频记录是合法的？此外，如果是合法的话，必须向所有会员提供副本？我们是私人非营利实体。
董事会通常定义董事会会议中可接受的行为，包括是否允许录制会议。如果董事会以前曾在此类事项上行事，则可能会在任何时候会这样做，而受到现有的政策和适用法律。此外，如果授权主持董事会会议的主席可能能够设定有关录音的规则，如果董事会选择不采取行动。虽然国家法律可能有所不同，但董事会成员通常应该可以访问组织的所有记录，包括音频记录。
我真的很喜欢这篇文章，但是有谁知道美国国税局和其他政府组织每年要开多少次董事会吗?
国税局没有最低标准。每个州都有自己的关于董事会等事宜的法律。加州的非营利公司没有严格的最低董事会会议次数，但董事会可能需要采取某些必要的行动，如选举董事和官员。董事会会议对于履行董事的受托责任也可能是必要的。对于活跃的非营利组织，我们通常建议至少每季度召开一次董事会。
如果从未记录过初始的非营利委员会会议的分钟，我们该怎么办？因此，会议持有的也没有记录，申请已被批准。
一般来说，在这种情况下，董事会可能希望重新制作会议记录，并通过董事会行动批准它们。如果对过去的行为是否有效有争议，与懂行的律师讨论。
一位董事会成员(不高兴地)回避了，因为在执行会议上讨论的话题与她丈夫对邻居的抱怨有关。我们把关于这个问题的行政会议的会议记录分开——她坚持必须让她看会议记录。那是正确的吗?这个问题还没有结束，我们认为当她回避时，她就不再是这个执行问题的董事会成员了。她要求所有董事会成员必须查看所有董事会会议记录/通讯。这可能是个例外吗?
此类治理问题通常依赖于特定州的法律。加利福尼亚州的《非营利性公益公司法》规定:“每名董事均有绝对权利在任何合理时间检查和复制所有种类的帐簿、记录和文件，并检查其担任董事的公司的物理性质。”这份详尽的名单将包括董事回避自己的部分会议记录。一般来说，董事在辞职、离职或被解职前仍是董事。回避并不意味着董事不能参与部分会议。因此，在董事回避期间采取的行动(或讨论)的记录中应该包括什么内容，就成为必须仔细决定的事情。在导演的角色这类问题上，这可能是最小的细节。
谢谢。在我们批准时间之后，我们将为她提供给她的审查，这是她想要的。那应该是好的，对吗？
你可能已经有所了解了这一点，但我需要一个澄清的澄清......如果一个参加（学校舞台）会议的公民参加公开听证会，并没有评论上市的议程，但对另一个问题的评论是那个人姓名及其评论需要在公共分钟内记录？
这将取决于适用的公开会议法律（在本地和国家司法管辖区的不同）和学校自己的政策（在他们不与适用法律中冲突）。
嗨CUD我问了一个问题：
对于带有2个实体的联合MTG（A和B），X先生是Entites A和B的主管。在实体的几分钟中，X先生名称将在“目前”下出现。通过以这种方式将他的名字邀请邀请他的名字也是正确的..一个[实体B的董事会成员B]。谢谢
2个组织之间的会议可能不被视为每个组织的董事会会议。对于任何一个组织，如果没有采取董事会行动，可能最好不要考虑会议委员会会议。如果每个组织认为其董事会会议，则此类组织应准备并记录其自己的分钟与其他组织分开。在您的榜样中，X先生将被列为每个组织的分钟内的董事。还有谨慎旨在识别X先生作为其他组织的董事，这可能会产生利益冲突。
我理解笔记，一旦执行会议会议纪要批准，就应该销毁任何音频录音，但实际的书面/批准的分钟应该保持正确，正确？第二个问题，由执行秘书保密地保密吗？第三，有多长时间？
董事会会议的书面批准记录应该保存，可能是永久保存。是否应在会议纪要获得批准后立即销毁笔记和录音则是一个更为微妙的决定，这在一定程度上取决于会议纪要的内容类型，以及是否存在保留它们的商业理由。所有董事都应该有会议记录，根据我的经验，让每位董事保留她或他自己的会议记录更符合惯例。请注意，非营利组织的成员可能有法律权利查看董事会和成员会议的所有记录。因此，在会议记录中记录什么就成为一个非常重要的决定，可能需要大量考虑。
我是一个非营利组织的董事会成员，去年总裁。我最近被另一个组织询问了在我的任期内分享我们作为总统的一些分钟，因为它对他们组织调查的会员有一些内容。分享它们是否可以？
如果一个人是一个组织的董事会成员，除非遵守一些披露要求，否则她或他为组织的分钟应该保持私人，委员会成员有忠诚度，包括保密信息保密。如果这样的个人也是另一个组织的董事会成员，她或他也有忠诚于该组织的责任，这可能意味着她或他应该分享对该组织至关重要的信息，但仅在此类信息的范围内不是保密的。在某些情况下，这可能是个人的困境，他们可能会选择从第二委员会辞职。然而，在大多数情况下，信息对第二组织可能不是那么重要，导演可能只是拒绝能够与该组织的董事会共享机密信息。
我们的非营利利润投票了几项政策，并在不正确的几分钟内记录。这被认为是“非”会议？我们在下次会议上重新了政策。
会议的有效性以及在会议上采取的行动的有效性是不同的事情。如果在没有反映所采取行动的方式以分钟记录行动，则应在首次纠正之前不应批准该分钟。If an action was not properly taken (e.g., there was an insufficient vote) but the executive relied on the validity of the action, the board may attempt to correct it by taking the action at the next meeting and noting that it such approval should be effective retroactively (noting briefly that it had mistakenly believed it to have been taken previously).
如果董事会成员投票表决的东西违反了非营利组织的章程怎么办?
非营利组织的董事会必须遵守其章程的要求，但公众的一名成员可能没有合法地位，以强制执行董事会符合行动。如果这是一个严重的违规行为，涉及慈善资产转移，国家的慈善监管机构（通常是司法部长）可以选择审查此事。
公众可以电子记录非营利组织的股东大会吗?
这可能取决于要求非营利组织持有公开会议（州和地方法律的特定法律，如果没有法律要求，则非营利组织的政策。
根据法律或良好惯例，是否一般规定任何非牟利水务公司(在乡郊地区有100名成员/关系的互助水务公司)的成员，只要希望参加每月的董事会会议，都可以参加?
在什么情况下，董事会可以将其与任何非董事会成员的会议结束？例如。对于“执行会话”，在章程中的任何内容，章程或成立条款提到了这一点？
我在华盛顿州，如果重要的话。
您应该在华盛顿举行律师咨询华盛顿非营利组织的国家法律。通常，除非非营利组织因国家或地方政府资金而受到一些公开会议法，否则董事会会议可仅限于董事会成员。这是有道理的，因为董事会成员是信托斯最终对公司负责，可能需要对人员，财务，合同关系和战略进行敏感的决定，如果公开知名，可能会受到损害或击败的策略。非信因的存在还将冷静开放的董事会讨论，并可能违反保密性。
对于501(c)3组织来说，董事会会议的时间要求是什么?是否需要召开年度会议?
董事会会议的要求取决于州法律。但是，当需要董事会采取行动时，可能需要召开会议(否则可能无法通过书面同意的行动来完成)。例如，如果董事会需要在每年的年度会议上选举官员或董事，可能会出现这种要求。为了履行董事会成员的受托责任，我们通常建议一个积极的非营利组织至少每季度召开一次董事会会议。
有没有人处理过一分钟的情况才能变得不可用？
我刚刚加入了一块董事会，6个月前，在我加入之前2个月的时间和人员在我加入之前没有，并且我加入了谈论遗失的几分钟和该怎么办。任何建议吗？
接下来，确保不是只有一个人控制着那份会议记录。一般来说，应该给每个导演发一份。此外，文档保留和安全策略可能有助于防止由于时间损失而造成的危害。对于过去的会议记录，董事会可能需要确定哪些步骤是合理的，以获得一份现有的会议记录副本(如果存在的话)，或者重新创建这些副本，以反映董事会的适当行动。
对于弗吉尼亚州的非营利组织，是否要求所有执行委员会所有执行委员会会议纪要通过整个会员批准？我已经搜索了答案，但找不到它。
我理解，会议分钟应在下次连续会议开始前由执行委员会/董事会批准。我知道整个会员都应提供所有会议记录。
如果我们不必通过未在执行委员会会议的整个会员会议上批准会议纪要，这将极大地帮助我们的组织向前迈进并进入21世纪！
是公开审查的非营利组织董事会会议的几分钟？
玛丽亚，这取决于。对于不接受政府资金的大多数非营利组织来说，不必向公众披露会议记录（尽管可能需要向成员披露）。在适用的管辖范围内核实关于任何公开披露要求的律师。
谢谢，这是一个开始
如果有人提出并回答了关于账目的问题，是否可以在会议记录中声明“没有关于账目的问题”。我认为不是，而是被告知我们不能把每一件小事都包括在会议记录里?
乔安妮，会议记录中不能有不真实或误导性的陈述。但会议记录并不要求是所有讨论的记录。会议记录是否应该记录有关帐目的问题和回答将取决于具体的事实和情况。
哇，这篇关于会议纪要的文章很棒…这可能对我有帮助。谢谢. .
谢谢你！我很高兴你喜欢!
伟大的帖子。非常全面。它在我的书签中，我会与我的许多董事会客户分享。