对于组织来说，董事会会议记录是一种重要但通常被低估的记录形式。会议记录提供了关键信息的纪念年表，如董事会的行动、官员或董事的选举，以及委员会和工作人员的某些报告。此外，如果有人对某些行为或立场的有效性提出质疑，会议记录在美国国税局(IRS)的审查中可能具有重要的法律意义，并在法庭上作为证据。
不幸的是，各种各样的错误通常与服用和分钟，包括保管相关：
- 失败记录法定存在;
- 未能就董事会所采取的行动提供文件或清楚说明;
- 在会议上起草的一切的成绩单说，包括如果与访问分钟（例如，雇员或成员）阅读的人，可能是有害于组织的信息或由法院审查董事会的行动;
- 起草和的时间已经过去了一个长的期间后分发分钟至主管;
- 等到相当长的时间段已经过去，从过去的会议批准分钟，减少的可能性，错误将被捕获并纠正;和
- 不能维持合理的文件管理系统，造成分钟从过去的会议上的损失。
应该分什么样子？
任何阅读组织的会议纪要应该能够很容易地理解，在最低限度，采取了哪些行动，以及他们如何批准。
内容
有关于细节的被列入分钟的水平没有硬性的规定。组织不需要，也不应该，记录每一个细节或者声明在会上表示。但是，应该有足够的信息来做出他们应该永远作参考或作为证据的行动是适当采取或董事履行受托责任提供了有用分钟。董事会和秘书负责与记录或批准分钟应该利用自己的最佳判断有关会议纪要所提供的具体程度。董事会会议记录应包括基本信息，如：
- 日期和会议时间;
- 是特别会议还是例会;
- 是否通知交给或由所有董事签字的通知弃权;
- 出席和列席董事不董事的姓名;
- 出席的其他客人姓名（和它们的标题或协会，如果相关）;
- 无论法定人数成立;
- 任何出发地和与会者重新进入的;和
- 董事会的任何行动(例如，批准、授权、指示)。
建议：
- 包括对重要决定所考虑的备选方案，以显示出勤勉和合理的谨慎;
- 安装并简要总结从给予板（只要它们可能不被误解是有损组织或板）的任何报告关键点;
- 知道什么投票是由您的章程（例如，多数，绝对多数）对于某些操作需要，并明确表示，如果这样的一个投票达到;
- 从投票的讨论和弃权记录recusals;
- 包括反对运动（见第二部分）的票;和
- 包括行动项目，什么人承诺做。
董事会也应与周到，他们是如何处理机密或敏感信息。例如，组织可能选择持有行政会议讨论，如执行董事审查或未决诉讼事项。根据蓝鳄梨“会议纪要应表明董事会在高管会议上相识，并在讨论的话题报告，虽然细节（如诉讼和解的量）可能是保密的，只有在一组的机密出现-to-的板分钟或其它注释“。一个单独的记录保存系统应该对这些机密信息，这些信息最好不要认定为“分钟”，以防止成员和其他人主张查看这样的信息的权利来建立。
格式
格式确实是一个如何最好地组织内容的问题。同样，没有正确的答案。然而有一些指导原则。理想情况下，非营利组织应保持与他们的分钟格式的一致性。这并不意味着该格式不应多年来加以改进，更具可读性，清晰，有效的组织和其他组织;这个然而意味着格式不应该简单地改变在心血来潮或由于缺乏关于适当的方式，文件会议纪要制度化的知识。在格式无法解释的变化可以使分钟更难内部了解，也可以引起怀疑为外人道。例如，如果该组织的一月分钟提供董事会讨论的详细帐目了一个小问题，它可以提高的标志，如果该组织的二月分钟几乎没有占到任何讨论的一个主要问题，如通过大量增加高管的补偿量。此外，该格式使用应该是一个为用户和读者友好。
建议：
- 采纳和使用会议“分模板;”
- 使用的格式时，板已采取行动，清楚地指明（例如“解决”，“操作”）;
- 分开设置的重要信息，如“行动项目”（即动作董事已承诺这样做）。
定时
修订后的表格990要求在第六部分，A部分，第8题是否有董事会和董事会委员会会议纪要或书面的行动同期资料。表单990指令然后继续说，“当时的”手段“，由后来的（1）的管理机构或委员会的下次会议（如批准前会议记录）或（2）之后60天会议或书面的行动日“。不传导同期资料的企业必须解释自己的做法或政策，如果有的话，关于董事会或董事会委员会会议或书面的行动文件。虽然没有列出惩罚没有采取同期分钟，问题的Form 990存在表明会议纪要文件是国税局关注的领域。如果不采取更好的会议记录文件的做法可能是对重于IRS或法院的眼睛组织的一个因素。此外，浅解释他们的不良做法可能会引发与资助者，捐助者和公众谁可以访问组织的990表关注。
保留
虽然保留记录的时间可能因记录类型的不同而有很大差异，但IRS在其合规指南中指出，501(c)(3)的董事会会议记录公益慈善事业，私人基金会biwin必威365和其他免税组织应该由组织永久保存。国税局指示须永久保存的其他文件包括企业的认定函，掺入和章程的文章，再次凸显会议纪要的重要性。组织应该知道从IRS这样强大的指令通过许多公益律师的意见支持的。
“董事会会议记录-第二部分”可浏览这里。
难道是非法的包括在执行会议分钟人名，如果这些被释放到一个网站上发布，为广大市民可以观看？
我不知道这将防止被列入正在出版分钟非营利董事会成员的姓名任何法律。这并不意味着，包括董事会成员的姓名，以及他们如何投票在某些问题上是一个好主意。这是很难提供这样的问题，一般的意见，因为他们应该通过个案基础上进行审查。
在若干非牟利非政府机构/附属机构的董事会中，董事会的会议正由董事会的一名成员录音。这同一位成员刚刚试图谴责我国总统在接受电台采访时所作的发言，他提供了由他改写的书面的、主观的证词。董事会在没有完整听播客的情况下签署了这份谴责。如果其他董事会成员反对，会议录音是否合法?此外，如果是合法的，是否必须将副本提供给所有请求的成员?我们是一个私有的非盈利实体。
该板通常定义什么是在董事会会议上可接受的行为，包括是否记录会议被允许。如果董事会没有以前就承诺事项采取行动，它可能是能够在任何时候这样做，符合其现有的政策和适用的法律。此外，在椅子上，如果被授权主持董事会会议，也可以设置有关记录，如果董事会决定不就此事采取行动的规则。虽然国家的法律可能会发生变化，董事会成员一般应获得的所有记录，包括音频记录的组织。
我真的很喜欢这篇文章，但没有人知道有多少次董事会会议每年你必须有国税局等政府团体。
国税局没有最低。每个州都有关于如董事会会议事项其自身的规律。加州的非营利性企业都不受董事会会议严格的最小数目，但可以要求董事会采取某些必要的行动像选举董事和高级职员。董事会会议也可以在满足董事信托责任是必不可少的。我们一般建议在主动非营利机构至少每季度董事会会议。
我们做什么，如果从未记录从最初的非营利董事会会议纪要？所以，也不记录，本次会议是有史以来召开和应用已经获得批准。
一般来说，在这种情况下，董事会可能要重新创建分钟，由董事会批准的行动他们。如果对过去的动作是否有效发生或没有一些争执，一个知识渊博的律师讨论此事。
一个董事会成员回避（不愉快），因为这个问题正在执行会议有关的投诉丈夫在关于邻居讨论。我们分离的执行会议纪要在这个问题上 - 她坚持她必须证明分钟。那是对的吗？该事项不成立，我们觉得，当她回避，她不再对执行主体的董事会成员。她声称，所有的董事会成员必须看到所有的局分/通讯。也许这是一个例外？
这样的治理问题通常依赖于某个特定国家的法律。加利福尼亚州的非营利性公益机构法规定“每位董事有权在任何合理的时间是绝对有权查阅和复制所有各类书籍，记录和文件，并检查其中的这样的人是一个导演团的物理性质。”这种详尽的列表将包括分钟，在此期间，导演回避或本人会议的部分。通常，导演仍然是一个导演，直到他或她辞职，条款出来，或者被删除。一个回避不使一个导演不为会议的部分董事。因此什么包括董事的回避申请时所采取的行动（或讨论）分钟变成东西，必须经细心决定。很可能就很小特异性问题，如导演的角色应包括在内。
谢谢。我们批准分钟后，我们将它们提供给她的评论是她想。这应该是正常的吧？
您可能有所已经回答了这个，但我需要澄清的捏......。如果一个公民参加（schoolboard）在公开开庭审理部分参加会议的，并没有评论的上市日程，但对另一个问题的意见，是人命名并须记录对公众分钟他们的意见？
这将在适用的公开会议的法律和学校自身的政策（包括本地和国家管辖区域之间的差异）取决于两者（在某种程度上他们不遵守适用的法律冲突）。
你好，我有一个问题:
与2个实体（A和B）和X先生共同MTGS是在实体A的分钟的entites A和B的董事... X先生的名字会出现在“礼物”。这也是正确的邀请，把他的名字为实体A的分钟以这种方式.. A先生[实体B的董事会成员。谢谢
2个组织之间的会议可能不是每个组织认为董事会会议。对于任何一个组织，如果不采取行动，董事会，它可能最好不要考虑了会议董事会会议。如果每个组织认为这是一个董事会会议上，该组织应编制并记录与其它组织自有分钟分开。在你的榜样，X先生会被列为存在于每个组织分钟的董事。这很可能会谨慎地还确定X先生担任其他组织的董事，其中可能有利益影响的冲突。
我理解的笔记和任何音频记录应当被销毁一次会议纪要的执行会议已批准，但实际采写/批准分钟应保持，正确吗？第二个问题，执行秘书可能保持保密？第三，持续多久？
董事会会议的书面批准分钟应保持，可能永久。无论笔记和录音应当在会议记录的批准后立即被破坏是更细致入微的决定，这部分地取决于对他们是否有商业的原因为维持这些内容的类型。纪要应提供给全体董事，这是比不了的习惯，在我的经验，让每一个导演来维持她或他自己的会议纪要的记录。需要注意的是非营利性公司的成员有权查看董事会和成员会议的所有分钟的合法权利。因此，在什么会议纪要记录成为可能需要慎重考虑一个非常重要的决定。
我是个非营利性组织的董事会成员，并担任总裁最后year.I最近被其他组织要求分享我们的一些分钟我担任总统期间，因为它有在他们的组织的调查有关成员的某些内容。它是确定要分享吗？
如果一个人是一个组织的董事会成员，纪要她或他为组织应保持公开的，除非受到一些披露要求，以及董事会成员具有忠诚度，包括保持机密信息的保密义务。如果这样的个体也是其他组织的董事会成员，她或他也有忠诚于该组织的责任，这可能意味着他或她应该共享是该组织的重要信息，但范围仅限于该等资料是不是机密。在某些情况下，这可能是个人，谁可能会选择从第二辞去董事会职务的两难境地。在大多数情况下，然而，该信息可能不是第二组织如此重要，导演可能只是下降到能够分享与该组织董事会的机密信息。
我们的非营利表决了多项政策，并记录在几分钟内不正确。这被认为是一个“非”会议？我们在下次会议上重做的政策。
会议的有效性和在会议上采取的行动的有效性是不同的事情。如果采取的行动没有以反映所采取的行动的方式记录在会议记录中，那么在第一次纠正之前，会议记录不应得到执行局的核可。如果一个没有正确采取行动(例如,有一个足够的投票)但执行依赖于行动的有效性,董事会可能试图改正它的行动在下次会议上,他指出,这些批准应该有效的追溯(注意短暂误认为它是以前)。
如果董事会成员投票的东西，违背了非营利组织章程是什么？
非营利组织的董事会必须遵守其章程中的要求，但普通公众成员可能没有法律地位来强制执行董事会的合规行动。如果涉及到慈善资产转移的严重违规行为，州慈善监管机构(通常是司法部长)可能会选择调查此事。
可以在公共电子记录的非营利性的大会？
这可能取决于要求非营利组织举行公开会议的特定法律(州和地方法律不同)，或者如果没有法律要求，则取决于非营利组织的政策。
作为法律，还是不错的一个实践问题，是它一般要求谁希望出席月度董事会会议的非营利性的任何成员（相互自来水公司与100名会员/连接，在农村地区），被允许做所以？
在什么情况下，董事会可以对非董事会成员关闭会议?例如，在“执行会议”中，章程或公司章程中没有提及这一点?
我在华盛顿州，如果它很重要。
您应该检查与华盛顿有关控制华盛顿的非营利法人国家法律律师。一般来说，除非一个非营利受，因为州政府或地方政府资助的一些公开会议法，董事会会议可以仅仅局限于董事会成员。这是有道理的，因为董事会成员的受托人最终为企业负责，可能需要在人员，财务，合同关系，和战略可能会受到影响，或者众所周知的战败使敏感的决定。非受托人的存在也将放松开板的讨论和可能违反保密。
什么是董事会的一个的501（c）3组织一个会议的时间要求。是一个年度会议要求？
董事会会议要求，取决于国家的法律。但是，当需要执行局采取行动，可能需要会议（这可能不是通过书面同意的行动，否则完成）。这一要求可能会出现，例如，如果董事会需要在每年的年会上选举官员或董事。为了满足董事会的受托责任，我们通常建议在一个活跃的非营利正在运行的程序至少每季度董事会会议。
有没有人处理的情况下几分钟变得不可用？
我刚刚参加了一个板6个月前，和谁把其中2个几个月里，我加入之前分钟，人不可用，每个董事会会议，因为我加入谈论失踪分钟，做些什么。任何建议？
展望未来，确保一个人不在的只复制分钟的唯一控制权。一般情况下，应将其副本分发给每名董事。此外，文档保存和安全政策可能有助于防止可能导致的丢失分钟的危害。对于过去，董事会可能需要确定哪些措施可以合理地获得分钟的现有副本（如果存在的话），或者重新创建它们，以反映相应主板的行动。
对于维吉尼亚州的非营利组织，是否要求所有的执行委员会会议记录都要经过全体成员的批准?我已寻找答案，但没有找到。
这是我的理解是，会议纪要应执行委员会/局的下一个连续的会议开始前得到批准。据我所知，所有的会议纪要应提供给全体成员。
如果我们没有得到批准后，由全体成员谁没有在执行委员会会议的会议纪要，这将极大地帮助我们的组织前进，进入二十一世纪！
是几分钟到非营利组织理事会会议上，供公众评论？
玛丽亚,这取决于。对于大多数不接受政府资助的非营利组织来说，会议记录不必向公众公开(尽管可能需要向成员公开)。向相关司法管辖区的律师查询任何公开披露规定。
谢谢你，这是一个开始
如果一个问题是问和回答了有关账目，是没关系的分钟状态“没有关于账目没有问题”。我想不会，但我被告知我们不能包括在几分钟的每一件小事？
乔安妮，分不应该包含故意不实或误导性陈述。不过分钟不需要将所有的讨论成绩单。无论分钟应该记录的问题和有关账户将取决于具体的事实和情况的答案。
哇，这是关于会议纪要优秀的文章..这可能是我有帮助..谢谢..
谢谢！我很高兴你喜欢它！
伟大的职位。非常全面。这是在我的书签，我会与我的许多客户板上分享。